Pandemiya və post-pandemiya dövrünün ən böyük problemlərindən biri tez-tez iş gününün və ya rejiminin nəzərdə tutulandan kənarlaşması, planlanan işlərin vaxtında yerinə yetirilməməsi, səmərəlilik və motivasiya azlığı, qısaca olaraq zaman idarəetməsi və produktivlikdir. Bəzən günə başlayarkən görüləcək işləri sıralayırsınız, ancaq bir müddət sonra artıq diqqətiniz yayınır və işləriniz yarımçıq qalır. Və ya diqqətinizi daha az prioritetli işlərə yönəldirsiniz, film, video izləyirsiniz, sosial şəbəkələrə nəzər yetirirsiniz, ya da sadəcə olaraq təxirə salırsınız. Bu yazımızda zaman idarəetməsinin əsas elementlərindən bəhs edirik. Daha məhsuldar olmaq üçün birtərəfli siyahılar işə yaramır; zaman idarəetmə bacarığınız sizin fərdi keyfiyyətlərinizə və iş tərzinizə uyğunlaşdırıla bilən məhsuldarlıq texnikaları ilə dəstəklənməlidir.
Zaman idarəetməsi və məhsuldarlıq ilə bağlı internetdə onlarla faydalı mənbə əldə edə bilərsiniz. Dövrümüzdə informasiyalar o qədər çoxdur ki, beynimiz hər qəbul etdiyi informasiyanı özümüzə uyğunlaşdırmağa çalışır. Ancaq bu qədər mənbədə bəhs olunan mövzuların mahiyyətləri demək olar ki, eynidir. Ona görə də sizə 7 sayda zaman idarəetməsi və səmərəlilik metodlarından bəhs edəcəyik.
1. Biz vaxtımızın sahibiyik
Vaxt və zaman barədə qəbul edilməsi lazım olan ən təməl prinsip vaxtımızın sahibi olduğumuzdur. Bu prinsipi tamamilə qavradıqdan sonra sizin vaxt anlayışınız tamamilə dəyişəcək. Vaxt ilə bağlı özünüzə təlqin etməniz gərəkən əsas prinsip budur: Ayrılan vaxtda siz etmək istədiyinizi edirsiniz. Yəni vaxtınızı və zaman ayıracağınız işləri ancaq özünüz seçirsiniz. Yəni, siz bu yazını oxuyursunuz, çünki bu yazı üçün vaxt ayırmaq istədiniz. Gün ərzində bir neçə iş planlaya bilərsiniz, ancaq nəticədə film izləmək, oyun oynamaq, dostlarla zaman keçirmək üçün daha çox vaxt ayıra bilərsiniz. Burada əsas məqam həmin zamanın görüləcək işə yox, film izləməyə ayrılmasıdır. Beləliklə, əslində insanların “zamanım yoxdur” ifadəsinin altında yatan əsas fikir “buna zaman ayırmaq istəmirəm” məvhumudur. Vaxtın səmərəli idarə olunmasına gəldikdə isə insanlar tamamilə öz zamanlarını özləri idarə edirlər. Şərtlərdən və şəraitdən asılı olmayaraq sizin 24 saat ərzində planlaşdırdığınız hər şeyə kifayət qədər zamanınız olur, ancaq bunlar arasında zamanınızı prioritet olanlara sərf edirsiniz.
2. Hə ya da yox
Zamanın idarə olunması məsələsində bir çox insanın məruz qaldığı əsas problemlərdən biri “hə” və “yox”u düzgün anlarda istifadə etməməkdir. Gün ərzində nə qədər plan qursaq da, kənar tapşırıqlar həmişə bizi planlarımızdan kənara çəkə bilir. Burada əsas məqam bu tapşırıqlara və ya müdaxilələrə olduğumuz pozisiyaya görə cavab verə bilməkdir. Məsələn, vacib bir iş görürsünüz, bütün diqqətinizi cəmləmisiniz, ancaq dostunuz sizə “Salam, bu işdə mənə kömək edə bilərsənmi?” deyə bir mesaj ünvanlayır. Gördüyünüz işi nəzərə alaraq, əgər həmin istəyi qəbul etmək sizin planlarınızda dəyişikliyə səbəb olacaqsa (işi gec bitirmə, digər işlərdə axsama və s.), o zaman yox deməyi bacarmaq lazımdır. Gənc yaşlardan insanlar daha aktiv olmaq və uğur pillələrini sürətlə addımlamaq üçün hər şeyi etməyə çalışırlar. Nəticədə bir neçə ildən sonra istədiyi nöqtəyə çatanda, insanlar artıq vaxt problemi ilə üzləşirlər. Buna görə də, zaman ayrılacaq istəkləri və işləri düzgün tənzimləmək lazımdır.
3. Gündəlik prioritetlər
Bu ifadənin Azərbaycan dilində qarşılığı yoxdur, ancaq Jake Knapp və John Zeratskynin müəllifi olduqları “Make Time” kitabında bu ifadə “daily highlight” olaraq istifadə olunur və mahiyyəti olduqca sadədir. Əsas ideya budur ki, bütün nəzərdə tutulan görüləcək işlər arasında həmişə biri daha çox prioritet olur və günün sonunda tamamlanması vacibdir. Bu, elə bir şeydir ki, tamamladıqdan sonra özümüzü daha rahat hiss etməyimizə səbəb olacaqdır. Əgər prioritet işi görmək üçün sizdə həvəs yaranırsa, işi gördükcə zövq alırsınızsa, o zaman həm zaman idarəetməniz daha effektiv olacaq, həm də gün ərzində yüksək produktivliyə malik olacaqsınız.
4. Ediləcəklər siyahısı (To do list)
Zaman idarəetməsi və produktivliyin əsas elementlərindən biri ediləcəklər siyahısıdır. Ediləcəklər siyahısını həm fiziki dəftərlərdə (bloknotlarda), həm də elektron cihazlarda hazırlamaq mümkündür. Günə başlayarkən və ya həmin gündən əvvəlki gecə ediləcəklər siyahısını hazırlamaq sizin üçün daha çox zaman qazandıraraq, vaxtınızı nəyə sərf edəcəyinizi də müəyyənləşdirir. Əlbəttə ki, ediləcəklər siyahısındakı bütün işləri tamamlamaq zəruri deyil, ona görə də işləri bölərkən, etməkdən zövq alacağınız işləri ən yuxarıda qeyd etməklə, prioritetləşdirə bilərsiniz. Burada əsas ideya ediləcəklər siyasına işləri yazmaq deyil, onları yerinə yetirdikdə əldə etdiyimiz nəticələrdir. Belə ki, zaman planlaması və səmərəliliyin yüksək olmasında ediləcəklər siyahısının böyük rolu var. Beynimiz gün ərzində milyonlarla informasiya qəbul edir və bu informasiyaları emal edərkən yorulur. Bu informasiyalar nə qədər uzun və davamedici olarsa, beyin diqqəti başqa istiqamətlərə o qədər çox yönəldir. Ona görə bəzən uzun iş gördükdə motivasiyamız azalır, diqqətimiz yayınır və işi tamamlamaq istəmirik. Əvəzinə isə işi hissələrə bölməklə diqqətimizi həmişə eyni tuta bilərik. İşi tamamladıqda istifadə etdiyiniz metoddan asılı olmayaraq, tamamlanan işin üstündən xətt çəkmək, beynimizdə dopamin ifrazına səbəb olur. Nəticə etibarilə işin tamamlanmasından böyük zövq alırıq və nə qədər çox iş tamamlayırıqsa, o qədər produktiv oluruq. Ediləcəklər siyahısını hazırlamaq üçün istifadə edəcəyiniz bir çox metodlar var: elektronik cihazlarda telefonlarınızda olan notlar tətbiqetməsi, Microsoft to-do, Things 3 və s. kimi tətbiqlər sizin işinizə yaraya bilər.
5. Vaxt bloklama konsepsiyası
Zamanın produktiv idarə olunması üçün vacib elementlərdən biri də vaxt bloklamadır. Əsas ideya budur ki, hər bir şəxs kimliyindən və vəzifəsindən asılı olmayaraq təqvimdə günlərini, həftələrini və ya aylarını tənzimləməlidir. Bəzən filmlərdə və ya hər hansı video mənbələrdə görürük ki, biznesmenlər, şirkət rəhbərləri, müdirlər və s. şəxslər dəftər və ya elektronik cihazlarda təqvim proqramlarından (Google Calendar, Apple calendar və s.) istifadə etməklə görüşlərini, iş saatlarını, əyləncə zamanlarını tənzimləyirlər. Əslində bu cür sistemə sahib olmaq üçün bu sadalanan işlərə və ya vəzifələrə gərək yoxdur. Gün ərzində təqvimi dolduracaq işlər az olsa belə hər bir iş üçün xüsusi zaman ayırmaq sizin produktivliyinizi daha da artıracaqdır. Bununla siz həm də spontan olaraq deyil, öz zamanınızın dəyərinin fərqinə vararaq qərarlar qəbul edəcəksiniz. Təqvim proqramlarını digər insanlarla da bölüşə bilərsiniz, beləliklə onlar sizinlə görüşmək istədikdə və ya hər hansı iş tapşırmağa çalışdıqda sizin təqviminizdə onlara uyğun ola biləcək zamanı da seçə bilərlər. Vaxt bloklamasını ediləcəklər siyahısı ilə də uyğunlaşdırmaq lazımdır. Məsələn, müəllif olaraq bu yazını hazırlamaq üçün mənə bir saat, video halına gətirmək üçün isə ən az 2 saat vaxt lazımdır. Ona görə də təqvim proqramında mənə uyğun zamanı seçərək bu iş üçün müəyyən vaxt aralığını bloklayıram (saat 21:00-22:00 aralığı). Bu o deməkdir ki, mən bu vaxt aralığında sadəcə bu işlə məşğul olacam, ona görə də digər işlərə ayıracağım zamanı bu işə uyğun olaraq müəyyənləşdirməliyəm. Əgər hər gün təkrarlanan işiniz varsa, həmin işi təqvimdə xüsusi olaraq qeyd edərək, avtomatlaşdıra bilərsiniz. Beləliklə də, hər gün eyni iş üçün zaman bloklamaq üçün vaxt ayırmayacaqsınız.
6. Parkinson qanunu
Produktivlik və vaxt planlaması dedikdə qarşılaşa biləcəyiniz bütün mənbələrdə “Parkinson qanunu”na rast gələcəksiniz. Parkinson qanunu ilk dəfə Cyril Northcote Parkinsonun Economist jurnalında 1955-ci ildə nəşr olunan məqaləsinin ilk cümləsi olaraq tərənnüm etmişdi:
Bir iş həmişə özünə ayrılan zamanın hamısını əhatə edəcək qədər uzanır.
Yəni, əgər bu mətni hazırlamaq üçün özümüzə bir gün vaxt versək, bu mətnin hazırlanması bir gün çəkəcək. Ancaq əgər bu mətni hazırlamaq üçün özümüzə bir saat vaxt versək, onda bu mətn 1 saat ərzində hazır olacaq və biz digər işlərimizə fokuslanacağıq. Beləliklə, bu prinsipi tətbiq etdikdə, işləri qısa zaman ərzində tamamlamaqla daha çox produktiv olmaq olar.
İngilis dilində buna “deadline” deyilir. Bizim dilimizə isə “son möhlət” və ya “son tarix” kimi tərcümə edə bilərik. Əsas ideya budur ki, bir işi görmək üçün süni “deadline” yaratmaq insanların produktivliyinin artmasına və işlərini daha effektiv şəkildə tamamlamasına səbəb olur. Bütün işlərə deadline tətbiq etmək bəzən mümkün olmaya bilər, çünki iş sırasında bir çox yan faktor iş prosesinə təsir edə bilər. Bu zaman iş uzana bilər və son möhlət tarixini keçə bilər. Bu halda yeni deadline müəyyənləşdirilməli, proses ona uyğun davam etdirilməlidir.
7. Rezerv zaman
İnsanlar robot deyil, əksinə emosional varlıqlardır. Hər nə qədər istədiklərini əldə etmək üçün zamanlarını sərf etsələr də, əyləncə və istirahət üçün də zaman ayrılmalıdır. Bu, həm fiziki, həm də mental səhhət baxımından vacibdir. Təqvimdə ediləcəklər siyahısındakı işlərə zaman ayırarkən, rezerv zaman dediyimiz – özümüz üçün ayırdığımız zaman da qeyd olunmalıdır. Məsələn, hobbi kimi bloq yazısı yazmaq istəyirsiniz və ya çoxdandır haqqında araşdırma aparmaq istədiyiniz mövzu var, bunu təqviminizdə özünzə sərf edəcəyiniz zaman kimi qeyd edə bilərsiniz. Bu, həm də sizin gün ərzində zehni yorulmağınızın da qarşısını alacaq.
Sizə maraqlı ola biləcək yazı: Zeyqarnik effekti və natamam tapşırıqlar
Son olaraq, zaman idarəetməsi və produktivlik barədə danışarkən, ən önəmli məsələlərdən biri də özündən razı qalmaqdır. Gün ərzində gördüyünüz iş nə olursa olsun, zamanında yerinə yetirə bilməsəniz belə pozitiv qalmağı bacarmalı və motivasiyasını yüksək tutmaq lazımdır. Bu halda siz özünüzlə sağlam rəqabət aparacaqsınız. Motivasiyanızın get gedə azalması sizin səmərəliliyinizi və zaman idarəetmə bacarıqlarınızı da azalda bilər.
